Con esta guía lograrás hacer tus reuniones virtuales más productivas para lograr los objetivos de la videollamada y respetar el tiempo de todos los participantes.
8 factores esenciales para aprovechar al máximo tu reunión virtual
Personajes importantes
Asegúrate que los invitados de la reunión sean personajes realmente necesarios. Al tener en la llamada a participantes que no son tan relevantes con el tema a discutir, los harás perder su tiempo. Para mayor eficiencia y orden, recuerda asignar a un moderador.
Metas claras
Antes de la llamada, define cuáles son los objetivos que quieres alcanzar y las preguntas que necesitan respuestas. Ten claros los temas que quieres discutir y las decisiones que deben tomarse para mantener la reunión enfocada en los temas importantes.
Tiempo
Durante la videollamada, debe haber tiempo para presentar el tema, para preguntas, discusión y conclusiones.
Contexto
Envía información importante con anticipación para que los participantes puedan prepararse y estar familiarizados para hablar del tema.
Participación
Fomenta la participación de todos los participantes para que puedan contribuir y hacer preguntas.
Registro
Graba la videollamada en caso que algún participante no pueda asistir o para tener la opción de revisar la grabación en caso de que surjan dudas.
Resumen y seguimiento
Al final de la llamada, resume los puntos claves y los pasos a seguir para cumplir los objetivos e implementar las decisiones.
Evaluación y retroalimentación
Después de la reunión, evalúa qué tan eficiente fue la videollamada. ¿Se lograron los objetivos? ¿Hubo algún problema en la comunicación? Con estas respuestas, lograrás perfeccionar llamadas futuras.
En un mundo cada vez más interconectado, las oficinas virtuales y videollamadas se han vuelto una herramienta eficaz para colaborar y tomar decisiones en tiempo real. Sin embargo, es importante asegurarnos que las reuniones sean realmente productivas y eficientes, y que cumplan todas las metas planteadas para maximizar el impacto en nuestro trabajo y comunicación diaria.
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