Para muchas compañías las oficinas tradicionales, con sus laberintos de cubículos y puestos de trabajo fijos, son un concepto del pasado. Hoy todo gira alrededor de la innovación en el ambiente laboral, el trabajo híbrido y digitalizado. En esta búsqueda por mejorar sus métodos de trabajo y mantenerse costo-efectivas, la nueva fuerza laboral opta por modelos de trabajo independientes de horario y localización.
Aunque para los freelancers y entrepreneurs, la práctica del Hot Desking siempre ha sido la norma, en los últimos años esta tendencia se ha vuelto cada vez más popular para las empresas grandes. Aquí todo lo que necesitas saber acerca del hot desking.
¿Qué es hot desking?
Este es un modelo de organización de trabajo que permite al colaborador elegir y/o compartir diariamente cualquier puesto de trabajo libre dentro de la oficina en vez de que se le sea asignado uno fijo. El objetivo de esta práctica es promover la productividad, la creatividad y el sentido de comunidad, al mismo tiempo que mejorar el rendimiento del espacio y ahorrar en costos operativos. Este sistema es especialmente beneficioso para compañías que practican esquemas de trabajo híbrido y remoto.
¿Cuáles son las ventajas del hot desking?
- Promueve la colaboración y el trabajo en equipo. El no tener un puesto fijo de trabajo permite a los empleados conectar con diferentes miembros del equipo, en vez de trabajar diariamente con los mismos colegas.
- Ahorra dinero en espacio y gastos de renta, equipo, mantenimiento y otros gastos operativos.
- Mantiene la oficina organizada. Ya que los colaboradores no cuentan con un espacio designado, tendrán menos artículos acumulados en los escritorios. El desorden afecta de forma negativa la productividad y la estética general de la oficina.
- Aumenta la eficiencia y productividad. Al no tener espacio privado de trabajo, los colaboradores pierden menos tiempo en tareas no relacionadas con sus funciones. Además, el personal temporal o freelancer puede integrarse más fácilmente al equipo.
- Mejora la comunicación y motivación. El hot desking mejora la comunicación entre departamentos, especialmente si el nivel gerencial comparte espacio con los demás empleados.
- Moderniza el branding de la empresa. Al momento de reclutar talento joven, tener un concepto de hot desking le da a la compañía una imagen innovadora y moderna.
¿Cuáles son las mejores prácticas para un hot desking efectivo?
- Implementar un sistema donde los usuarios puedan reservar un puesto con antelación. Puedes utilizar plataformas como Google Calendar. Designa espacios para que miembros del equipo puedan colaborar en una tarea específica por tiempo determinado.
- Poner en práctica políticas de limpieza. Incluye normas de higiene y de protección de datos. Los colaboradores deben dejar el escritorio limpio, no permitir comer en los puestos de trabajo, remover toda información personal o privada de los equipos como computadoras y celulares de la compañía, etc.
- Crear y compartir un código de conducta. Manténlo simple y conciso: evitar hablar en voz alta, no dejar artículos personales en los escritorios, y demás normas de etiqueta en el lugar de trabajo.
- Proporcionar espacio de almacenaje personal para que los colaboradores puedan guardar temporalmente sus pertenencias de forma segura.
- Proveer el equipo y tecnología necesaria. Los hot desk deben incluir tecnologías adecuadas para el trabajo a desarrollar. Un buen servicio de Wi-Fi, varios tomacorrientes, puertos USB, y software y apps que faciliten el trabajo en equipo.
Pequeñas y grandes empresas se están viendo beneficiadas con el modelo interactivo, flexible y creativo del hot desking. En WORKINGS nos especializamos en ofrecer espacios modernos de trabajo y soluciones de hot desk para freelancers y equipos corporativos por igual. Contáctanos y conoce nuestras oficinas en Punta Pacifica y Costa del Este.